Vorstands - Sekretärin / Sekretär (m/w/d)

für den Kaufmännischen Direktor und Vorstandvorsitzenden der LVR-Klinik Köln.

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Standort: Köln

Einsatzstelle: LVR-Klinik Köln

E8 TVöD

Arbeitszeit: Teilzeit bis zu 19,25 Stunden/Woche

unbefristet

zum nächst möglichen Zeitpunkt

Bewerbungsfrist: 08.12.2024

Das sind Ihre Aufgaben

• Sämtliche anfallenden Sekretariatsaufgaben
• Organisation, Vor- und Nachbereitung sämtlicher Termine, Besprechungen und Sitzungs- und Ausschussunterlagen
• Führen des Terminkalenders und Wiedervorlagen
• Empfang und Betreuung von Besucher*innen und Gesprächspartner*innen
• Abwicklung der umfangreichen Telefonkontakte
• Erledigung der Korrespondenz sowie Berichterstattung
• Organisation von Reisen und deren Abrechnung
• Verwaltung der Ablage
• Protokollführung von Konferenzen
• Mitarbeit, Organisation und Planung von Meetings, Events und Tagungen

• Berufsgruppenübergreifendes Fort- & Weiterbildungs­angebot
  Bei uns bedeutet lebenslanges Lernen, dass wir gemein­sam Ihre fachlichen und persönlichen Fähigkeiten konti­nu­­ierlich weiterentwickeln. Freuen Sie sich auf unser um­fangreiches Fort- und Weiterbildungsprogramm.
• Corporate Benefits
  Stöbern Sie durch unsere exklusiven Partner-Angebote und sichern Sie sich Rabatte auf Produkte und Dienst­leistungen von Top-Marken aus Sport, Mode, Freizeit und Technik.
• Kultur erleben
  In unseren LVR-Museen haben Sie freien Eintritt und können beispielsweise Kunst, Industriegeschichte oder Archäologie erleben. In Dauer- und Wechselausstellungen warten abwechslungsreiche Themen und spannende Bil­dungs- und Freizeitprogramme für Jung und Alt auf Sie.
• Tarifliche Leistungen
  Neben einem tariflichen Gehalt nach dem TVöD erhalten Sie weitere finanzielle Vorteile und Extras wie eine Jahres­sonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge, vermö­genswirksame Leistungen und eine leistungsorientierte Bezahlung anhand einer individuellen Zielvereinbarung.
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche
  ​Nutzen Sie 30 Tage Urlaub, um neue Energie zu tanken und abzuschalten.
• Flexible Arbeitszeit
  Damit neben Ihrer Arbeit genug Zeit für Familie, Freunde und Hobbys bleibt, können Sie Ihre Arbeitszeit bei uns flexibel gestalten.
• LVR-Flex-Time
  Wir bieten Ihnen mehr individuellen Freiraum, bspw. für die Familie, Reisen, ein Sabbatical oder einen früheren Renteneinstieg. Sparen Sie einen Teil Ihres Brutto-Ent­geltes an und nutzen Sie es später zur Finanzierung einer Arbeitsfreistellung.

• Mobiles Arbeiten nach Vereinbarung
  In Absprache können Sie tageweise aus dem Home-Office oder mobil von einem anderen Ort innerhalb Deutschlands arbeiten.
• Teilzeit
  Eine Vollzeitstelle passt nicht zu jedem Lebensmodell. Daher besteht bei uns grundsätzlich die Möglichkeit in Teilzeit zu arbeiten.
• Arbeit mit Sinn
  Bei uns gehen Sie jeden Tag mit einem guten Gefühl zur Arbeit, die Zukunft im Gesundheitswesen zu gestalten und einen wertvollen Beitrag für die Menschen im Rheinland zu leisten.
• Sicherer Arbeitsplatz
  Wir bieten Ihnen als öffentlicher Arbeitgeber Stabilität und eine sichere Tätigkeit in einem offenen und gesell­schaftsrelevanten Arbeitsumfeld.
• Vielseitige Perspektiven
  Gemeinsam definieren wir in regelmäßigen Gesprächen individuelle Ziele für Sie. Zudem bieten wir Ihnen ein um­fassendes Fort- und Weiterbildungsangebot sowie die Möglichkeit, andere Bereiche des LVR kennenzulernen.
• Chancengleichheit und Diversität
  Wir sind bunt! Als moderner und weltoffener Arbeitgeber freuen wir uns über jede Perspektive und individuelle Persönlichkeit.
• Gegenseitige Anerkennung und Offenheit
  Wir begegnen uns stets mit gegenseitiger Wertschätzung und arbeiten abteilungsübergreifend auf Augenhöhe miteinander. Daher schaffen wir gerne aktiv Räume für Dialog sowie Wissenstransfer und sind offen für neue Ideen und Veränderung.

Das bringen Sie mit

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder Gesundheitsmanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte*r oder vergleichbare Ausbildung

• Mindestens 2-jährige Berufserfahrung in einem Sekretariat bzw. im Vorzimmerdienst
• Organisationsgeschick und selbstständiges Arbeiten
• Gewandtheit im Umgang mit Besucher*innen, Anrufer*innen und Gesprächspartner*innen
• Sehr gute Kenntnisse in der Anwendung gängiger MS-Office Produkte (Outlook. Word, Excel, Powerpoint)
• Sehr gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse sowie ein differenziertes Ausdrucksvermögen
• Zeitliche Flexibilität
• Ausgeprägte Sorgfalt und Zuverlässigkeit
• Vertraulichkeit bei allen Geschäftsvorfällen und Loyalität
• Konfliktlösungsfähigkeit und soziale Kompetenz
• Interkulturelle Kompetenz

• ... Sie mehr bewirken wollen
  Bei uns zählt Menschlichkeit, nicht Profit. Wir setzen uns mit ganzer Kraft für unsere Patient*innen und Kund*innen ein, fördern Teilhabe und Selbstbestimmung. Entstigmatisierung und Menschenorientierung sind...